Het jaarverslag en de kunst van het weglaten

integrated-reporting

PwC’er Arjan Brouwer heeft in de speciale editie van Spotlight – het vaktechnisch bulletin van PwC’s assurance-praktijk bestaat twintig jaar – een column geschreven over de kunst van het weglaten in de financiële verslaggeving. ‘Het jaarverslag en de jaarrekening moeten in tien minuten de essentiële informatie kunnen geven, maar ook voldoende details bevatten voor degenen die daar behoefte aan hebben.’

arjan-brouwer

Toegegeven, ik ben er niet goed in. Opruimen is niet één van mijn sterke eigenschappen. Ja, spullen oppakken en ergens anders neerleggen dat lukt wel. Maar echt dingen weggooien is moeilijk. En als ik dan eens een keer iets nodig heb, kan ik het niet vinden. Als het om financiële verslaggeving gaat, worstelen we met hetzelfde probleem.

Meer standaarden, meer toelichtingsvereisten

Iedere nieuwe standaard gaat gepaard met nieuwe toelichtingsvereisten die op zichzelf nuttig kunnen zijn, maar die alles bij elkaar ertoe leiden dat jaarrekeningen dikker, minder toegankelijk en minder goed leesbaar worden. Met als risico dat relevante informatie ondersneeuwt in het geweld van vele pagina’s met verplichte teksten en toelichtingen die weinig waarde toevoegen.

Dat moet dus anders. De jaarrekening moet focussen op de zaken die echt van belang zijn en die zaken prominent onder de aandacht brengen. Maar vraag eens aan tien partijen welke informatie er weggelaten kan worden en je krijgt tien verschillende antwoorden, een uitgebreide discussie en aan het einde daarvan de conclusie dat het toch maar beter is om alle informatie te handhaven. Zie hier het probleem. Het vraagt om het maken van scherpe keuzes.

Behoefte aan raamwerk en aandacht voor presentatie

Het jaarverslag en de jaarrekening van de toekomst moeten in tien minuten de essentiële informatie kunnen geven, maar ook voldoende details bevatten voor degenen die daar behoefte aan hebben. Er bestaat geen one-size-fits-all informatieprofiel dat bij alle ondernemingen past. Daarom dient een veel duidelijker raamwerk gegeven te worden als het gaat om toelichtingsmaterialiteit en relevantie, en dient beter te worden nagedacht over de wijze waarop de toelichtingsinformatie wordt gepresenteerd.

Dynamische informatievoorziening

Het jaarverslag moet bovendien geen opsomming zijn van alle verplichte en vrijwillig opgenomen informatie die begint op pagina 1 en eindigt op pagina 224, maar dient een gelaagde opbouw te kennen die start bij de meest relevante informatie die iedereen zou moeten lezen en langzaam afdaalt naar meer gedetailleerde toelichtingen en achtergrondinformatie. Er zijn voldoende technologische mogelijkheden die een gelaagde en meer dynamische informatievoorziening mogelijk maken.

Je zou kunnen denken aan een eerste sectie waarin de onderneming uitlegt wat haar strategie is, hoe zij waarde creëert, wat de bijbehorende concrete doelstellingen zijn en welke risico’s het succesvol uitvoeren van de strategie kunnen beïnvloeden. Vervolgens geeft de onderneming in tien minuten inzicht in de huidige situatie en over het afgelopen jaar behaalde resultaten door middel van verplichte verantwoordingsinformatie, belangrijkste KPI’s en de meest essentiële toelichtingsinformatie.

Daarna dalen we af naar achtergrondinformatie, het verhaal achter de cijfers, nadere specificaties en dergelijke. Om voor de liefhebber in appendices of op de website af te sluiten met detailinformatie, zoals de gehanteerde grondslagen en op compliance en corporate governance gerichte informatie.

Duidelijker onderscheid verleden en toekomst

Hierbij zou ook veel beter dan op dit moment een duidelijk onderscheid gemaakt moeten worden tussen informatie over het verleden en informatie over de toekomst. Verantwoording afleggen over het verleden is iets heel anders dan het voorspellen van de toekomst. Pogingen om de jaarrekening relevanter te maken voor het voorspellen van de toekomst maken hem minder bruikbaar als verantwoordingsdocument over het verleden en zorgen ervoor dat het uiteindelijk vlees noch vis is.

Regelgever moet focussen op reductie

Regelgevers dienen heel zorgvuldig na te denken over de extra toelichtingsinformatie die ze voorschrijven op het moment dat ze een nieuwe standaard uitbrengen. Ze moeten op basis van een allesomvattende visie en raamwerk kijken naar het geheel van de toelichtingsvereisten, zodat deze in zijn geheel goed in balans blijven.

Sterker nog, voorlopig zou de regelgever gericht moeten zijn op reductie en niet op uitbreiding. Toelichtingsinformatie dient daarnaast afgestemd te zijn op de complexiteit en onzekerheid ten aanzien van desbetreffende post, maar mag nooit een vervanging zijn van passende regels voor verantwoording, waardering en presentatie.

Onderneming moet specifieke toelichting geven

Het management van de onderneming heeft een belangrijke rol bij het zo prominent en duidelijk mogelijk weergeven van de meest belangrijke informatie. Toelichtingsinformatie dient specifiek op de onderneming toegesneden informatie te zijn. Toelichting van grondslagen op gebieden waar IFRS geen keuze biedt of een letterlijke weergave van IFRS zonder concreet te maken hoe dit dan uitwerkt voor de onderneming, is weinig nuttig.

Minder is soms beter

Accountants en toezichthouders moeten eraan wennen dat een goede toelichting niet kan worden gevangen in een checklist, dat de jaarrekening niet beter wordt door alle denkbare toelichtingen erin op te nemen. Zij moeten leren accepteren dat minder soms beter is en dat toelichtingen over allerlei immateriële zaken ertoe leiden dat de echt belangrijke zaken niet goed worden gelezen.

Natuurlijk moeten ze kritisch kijken naar de opgenomen toelichting en bepalen of alles wat echt van groot belang is voor de lezer voldoende duidelijk is opgenomen, maar ze moeten daarbij vooral toetsen of de onderneming redelijke en verdedigbare keuzes heeft gemaakt ten aanzien van zowel het opnemen als het weglaten van informatie.

Samen helder raamwerk ontwikkelen

De betrokken partijen moeten met elkaar in gesprek gaan en zo wederzijds begrip ontwikkelen. Op die manier kunnen ze tot een helder raamwerk komen waartegen te schrijven toelichtingen kunnen worden afgezet. Overeenstemming over hoe materialiteit moet worden uitgelegd in het kader van toelichtingsinformatie is daarbij van cruciaal belang.

Dit artikel is een verkorte versie van een langere bijdrage in Spotlight, het vaktechnisch bulletin van PwC over accountancy, hier te downloaden.

Publicaties